قرارداد جنبه‌های مختلفی دارد و برای تنظیم یک قرارداد خوب و حرفه‌ای، باید به تمام ابعاد آن توجه نمود؛ از قبیل جنبه‌های حقوقی، مالی، بازرگانی و فنی؛ به عنوان مثال اگر شرکتی قصد خرید و واردات یک دستگاه برای خط تولید خود را داشته باشد، باید ابتدا بر اساس نیاز خود ویژگی‌های فنی لازم دستگاه را مشخص و تمهیداتی برای آزمایش دستگاه در مبداء یا مقصد پیش‌بینی نماید که امری فنی است؛ سپس مراحل خرید کالا ( نظیر مذاکره، مکاتبه، نحوه ثبت سفارش، تخصیص ارز، ترخیص کالا و ....) بررسی شود که جنبه بازرگانی دارد؛ همچنین باید نحوه تامین مالی، کسور قانونی احتمالی نظیر بیمه قرارداد یا مالیات ارزش افزوده بررسی گردد که جنبه مالی دارد؛ علاوه بر آن، باید مسایلی چون ضمانت اجرای تعهدات، اثر فورس ماژور بر قرارداد، قانون حاکم یا مرجه حل و فصل اختلافات احتمالی تعیین شود که جنبه حقوقی دارد؛ البته واقعیت این است که این چهار جنبه علی رغم تفاوت باهم مرتبط بوده و مستقل از هم قابل بررسی نیستند و تمام بند‌های قرارداد، اصولاََ بار حقوقی دارند؛ بنابر این نیاز است که هریک از متخصصین حوزه‌های یاد شده، حداقل اطلاعات ضروری از حوزه‌های مرتبط هم داشته باشند.
اولین قدم در تنظیم قرارداد: شناسایی چالش‌ها و ارائه راهکارها است؛ برخی از این چالش‌ها خاص و برخی دیگر از عمومیت بیشتری برخوردار هستند؛ به عنوان مثال رایج است که گاه پس از تحویل کالا، خریدار ادعا می‌کند که کالا به لحاظ کمی یا کیفی با قرارداد انطباق نداشته و علیه فروشنده طرح دعوی می‌کند؛ فروشنده برای اینکه بتواند در صورت بروز چنین چالشی به راحتی از خودش دفاع کند می‌تواند در صورت جلسه تحویل که به امضای خریدار می‌رساند ذکر کند که خریدار با امضای این صورت جلسه اقرار می‌کند که کالا به لحاظ کمی و کیفی مطابق با شرایط قراردادی است و یا در صورت وجود تفاوت نیز، آن را پذیرفته و ادعایی علیه فروشنده ندارد؛ اماگاه چالش‌های یک قرارداد مخصوص همان قرارداد بوده و لزوماََ در سایر قراردادها مصداقی ندارد؛ بنابراین اگرچه استفاده از نمونه فرم‌های قراردادی برای الهام گرفتن در تنظیم قرارداد مفید است ولی اکتفا به قالب‌های از پیش تنظیم شده کارایی چندانی ندارد زیرا هر قرارداد شرایط خاص خود را دارد که باید با توجه به چالش‌های احتمالی پیش روی آن، ویرایش و شخصی سازی شود.
اهمیت نوشتن قرارداد:
بهتر است طرفین قرارداد، توافقات خویش را مکتوب کنند؛ کتابت فواید متعددی دارد از جمله اینکه بیانگر میزان جدیت اشخاص در اجرای تعهدات است، همچنین بهترین دلیل برای اثبات واقعیت است. نوشته اصولاََ لزومی ندارد که رسمی باشد بلکه نوشته عادی هم معتبر است؛ همچنین اصولاََ لزومی ندارد که سند کاغذی باشد بلکه سند الکترونیکی هم معتبر است مانند ایمیل یا پیامک. اگرچه نوشتن قرارداد موجب کاهش اختلاف و دعاوی میشود ولی قراردادهای شفاهی هم اصولاََ معتبر بوده و در صورت اثبات، منشأ اثر هستند اگرچه اثبات آن‌ها گاه دشوار است.
تعیین محتوای قرارداد اصولاََ در اختیار طرفین است مانند اینکه مالک، خانه خویش را به چه قیمتی بفروشد، نقد بفروشد یا اقساطی، برای تاخیر در پرداخت، خسارت تاخیر یا حق فسخ بگذارد یا خیر، تماماََ تابع اراده طرفین قرارداد است.
نکته مهم:
در تعارض عنوان قرارداد با محتوای قرارداد، اصولاََ محتوا مقدم است زیرا بیانگر قصد مشترک و واقعی طرفین است.
شکل ظاهری یک قرارداد و عناوین مواد آن:
عنوان قرداد:
با توجه به هدف از انعقاد عقد و صلاحیت و ویژگی‌های طرف قراداد و هم چنین آثار قانونی هریک از عقود معین، باید قالب قانونی مناسبی برای توافقات انتخاب شود؛ اگرچه طرفین در انتخاب قالب و نوع قرارداد اصولاََ آزاد هستند ولی پس از انتخاب قالب قانونی، احکام خاصی بر رابطه آن‌ها بار میشود که ممکن است یکی از طرفین یا هر دو از آن ناآگاه باشند.
ماده 1: طرفین قرارداد
ماده 2: موضوع قرارداد
ماده 3: مبلغ قرارداد و نحوه پرداخت آن
ماده 4: مشخصات کالا و نحوه تسلیم آن
ماده 5: تعهدات طرف اول
ماده 6: تعهدات طرف دوم
ماده 7: فورس ماژور
ماده 8: شرایط متفرقه
ماده 9: ضمانت اجراها
ماده 10: آثار پس از انحلال قرارداد
ماده 11: اقامتگاه و شیوه ابلاغ
ماده 12: حل و فصل اختلافات
ماده 13: مدت قرارداد
ماده 14: ضمایم و پیوست‌ها
ماده 15: تعداد نسخه‌ها و امضای قرارداد
- حقیقی یا حقوقی بودن طرف قرارداد به لحاظ حقوقی و مالی منشاء اثر است؛ بنابراین باید ماهیت حقیقی یا حقوقی طرف قرارداد توجه نمود؛ به عنوان مثال در صورت عدم پرداخت بدهی از سوی شخص حقوقی، امکان بازداشت و حبس موضوعاََ منتفی است و مدیر عامل شرکت را نیز نمی‌توان اصولاََ بابت بدهی شرکت حبس نمود؛ البته راه حل مشکل اخیر می‌تواند شرط مسئولیت تضامنی مدیر امضاء کننده قرارداد با شرکت باشدتا بتوان به اموال شخصی مدیر هم مراجعه و در صورت عدم دسترسی به اموال بدهکار، تقاضای حبس مدیر را نمود.
- به اصیل یا نماینده بودن طرف قرارداد توجه کنید؛ زیرا اگر طرف قرارداد اصیل باشد، احراز هویت او کافی است ولی در زمانی که امضا کننده قرارداد، نماینده است، علاوه بر بررسی هویت، باید سمت و اختیار نماینده هم احراز گردد؛ چرا که فقدان سمت امضا کننده اصولاََ مساوی با بی اعتباری قرارداد امضاء شده است.
- قرارداد خود را شفاف بنویسید به نحوی که جایی برای ابهام و تفسیر نداشته باشد؛ در همین راستا، از نوشتن واژگان و عبارت‌هایی که قابل اندازه‌گیری و سنجش نیستند خودداری کنید؛ مانند در اسرع وقت، در اولین فرصت ممکن، با کیفیت عالی، درجه یک،
- مدت قرارداد با مدت اجرای تعهدات ناشی از قرارداد دو مفهوم جداگانه است که گاه به اشتباه به جای یکدیگر به کار گرفته می‌شوند؛ منظور از مدت قرارداد، مدتی است که پس از اتمام آن دیگر قرارداد از بین می‌رود مانند تعیین مدت در عقد اجاره یا وکالت؛ بنابراین چنانچه مدت وکالت 6 ماه ذکر شود به محض اتمام مدت، عقد وکالت خاتمه یافته و وکیل دیگر سمتی ندارد؛ اما منظور ازمدت اجرای تعهدات، مدتی است که متعهد فرصت دارد تا تعهد را در آن بازه زمانی انجام دهد و در صورت عدم انجام تعهد، مرتکب تخلف شده و اصولاََ طلبکار می‌تواند علاوه بر الزام متعد به اجرای تعهد، خسارت تاخیر نیز مطالبه نماید.
- در قراردادهای بلند مدت به تعیین یک مهلت کلی اکتفا نکنید و برای متعهد یک جدول زمان بندی تفصیلی نیز در نظر بگیرید؛ اگر مجری یا پیمانکار هستید در قراردادهای بلند مدت یا ارزی، بندی در خصوص نوسانات پولی در نظر بگیرید تا بتوانید بر اساس تورم یا تغییر نرخ ارز، قیمت قرارداد را تعدیل کنید.
- تعیین ضمانت اجراهای قوی در قرارداد می‌تواند مانع نقص تعهد از سوی متعهد شود؛ بنابراین در قراردادهای اقساطی توصیه میشود که در قرارداد ذکر گردد که در صورت عدم پرداخت یکی از اقساط توسط متعهد، کلیه اقساط حال شده و یکجا قابل مطالبه است.
- تعیین وجه التزام (یعنی تعیین خسارت معین و مقطوع) هم در قرارداد بسیار مفید است( مانند اینکه در قرارداد ذکر شود در صورت تاخیر در تحویل کالا، فروشنده باید روزی یک میلیون تومان به عنوان خسارت بپردازد) زیرا اولاََ دیگر نیازی نیست که طلبکار ورود خسارت به خود را اثبات نماید و ورود این خسارت مفروض تلقی میشود؛ ثانیاََ برای تعیین خسارت به کارشناس ارجاع نمی‌شود ونتیجتاََ فرآیند دادرسی کوتاه‌تر میشود.
- در صورتی که می‌خواهید اختلافات خود را از طریق داوری حل و فصل کنید، حتماََ داور را پیش از بروز اختلاف به نحو دقیق تعیین کنید و امضای داور را در زیر قرارداد اخذ نمایید و از نوشتن عبارت داور مرضی الطرفین جداََ بپرهیزید. زیرا عبارت اخیر عبارت مبهمی است که ممکن است دردسر ساز شود چرا که از یک سو با وجود شرط داوری، امکان طرح دعوی در دادگاه وجود ندارد و در صورت طرح، دعوی رد خواهد شد.
- پیش از امضای قرارداد یکبار آن را با دقت و حوصله از ابتدا تا انتها بخوانید؛ تعدد رفت و برگشت قرارداد احتمال بروز اشتباه و تعارض را زیاد می‌کند.
- برای معتبر تلقی شدن قرارداد عادی کافی است که به تأیید طرفین برسد که معمولاََ این تأیید با امضا صورت می‌گیرد؛ البته ممکن است این تأیید با اثر انگشت یا مهر ابراز شود و یا برای محکم کاری و جلوگیری از انکار احتمالی متعهد امضا و اثر انگشت متعهد هر دو گرفته شود؛ توجه کنید تمام صفحات باید امضاء شوند، نه فقط صفحه آخر؛ همچنین ضمایم و پیوست‌ها هم باید امضاء شوند؛ آن هم توسط صاحبان امضای مجاز؛ در هنگام امضا، امضای شما بهتر است خط آخر نوشته را بگیرد؛ به عبارت دیگر بین امضاء و آخرین خط متن، فاصله نیاندازید تا بعداََ عبارتی به آن الحاق نشود.
- از هر نوشته دو نسخه تهیه و حداقل یک نسخه را نزد خود نگه دارید.