پاسخ به این سوال بستگی بسیاری به نوع کسب و کار، ساختار و اندازه واحد تجاری دارد. در یک شرکت بسیار کوچک کار برنامه ریزی و تهیه پیش نویس اسناد توسط مدیران و صاحبان شرکت انجام می‌گیرد. در سازمان‌های بزرگتر افراد مختلفی به این امر کمک می‌کنند.
هرچه تعداد اعضای تیم مدیریت بیشتر باشد و پرسنل زیادتری درگیر طرح باشند؛ شانس دستیابی به راه حل‌های ناموفق کمتر خواهد شد.
کارکنانی که به تهیه طرح کمک می‌کنند عبارتند از:
- رئیس کل، که قاعدتاََ باید مسئولیت اصلی نظارت بر فرآیند تهیه طرح را بر عهده داشته باشد.
- مدیر فروش و بازاریابی، که تقاضای بازار، پتانسیل رشد آن، نیازهای ویژه مشتریان، قیمت‌هایی که مشتریان حاضر به پرداخت آن هستند، حرکات رقبا و غیره را بهتر از هرکسی درک می‌کنند.
- مدیران توسعه و تولید، که اطلاعات مهمی را برای گنجاندن در طرح ارائه می‌کنند مانند زمان مناسب برای توسعه تولیدات، نیاز به ماشین آلات جدید تولیدی و تجهیزات، پرسنل و مواد اولیه
- مدیرمالی، که معمولاََ اطلاعات مالی طرح و همچنین نیازهای مالی شرکت را تعیین می‌کند و یکی از افراد کلیدی در مذاکره با سرمایه‌گذاران و موسسات وام‌دهنده به شمار می‌رود.
مراحل تهیه طرح اقتصادی کدامند؟
طرح نباید برگه‌ای باشد که آن راتهیه کنید و توی قفسه بگذارید و سپس همه چیز فراموش شود. طراحی و برنامه‌ریزی کسب و کار باید بخش جدایی ناپذیر از مدیریت کسب و کار شما باشد. بسیاری از واحدهای تجاری موفق، سالیانه یک طرح سه تا پنج ساله آماده می‌کنند. این امر شامل به روز کردن طرح سال گذشته با مقایسه ارقام و آمار و اهداف مورد نظر با نتایج بدست آمده و احتساب تغییرات، اطلاعات، تجارب و نظرات جدید است. مراحلی که در یک طرح باید طی شود عبارتند از:
- ارزیابی وضعیت کنونی
- تعیین رسالت
- مرحله‌ی آماده شدن
- تعیین اهداف
- به انجام رساندن طرح
- تعین اهداف کارمندی
- نظارت بر فرآیند
الف. ارزیابی وضعیت:
این مساله باید شامل ارزیابی چگونگی تلقی مشتریان، شرکا، رقبا و فروشندگان کالا نسبت به شما باشد. در این مرحله باید به این سوال جواب دهید: الان کجا هستیم؟ و باید بتوانید صادقانه و به صورت انتقاد از خود به پرسش‌های مهمی که هر اهل پیشه و حرفه‌ای باید مدام از خود بپرسد پاسخ دهید از جمله: نقاط ضعف و قدرت ما کدامند؟ چه کارهایی باید انجام دهیم و چه کارهایی را اصلاََ نباید انجام داد؟ چه اشتباهاتی در گذشته انجام داده‌ایم و چه درس‌هایی می‌توان از آن‌ها فراگرفت؟ آیا تعداد اشتباهات ما منطقی است؟
ب. تعیین رسالت:
این مرحله در واقع با ارزشترین بخش از فرایند تهیه طرح است؛ چرا که می‌تواند به تغییر یا تأیید مجدد مسیر کسب و کار شما منجر شود. مقصود از تعیین رسالت، تفهیم هدف بنگاه و عمل به عنوان ابزاری جهت انتقال این مسأله است که کسب و کار به کدام سمت و سو می‌رود. تعیین رسالت می‌تواند سبب ایجاد انگیزه در سهامداران، کارکنان و شرکای تجاری شود و از آن حمایت کند. رسالت سازمان باید به طور مستمر بازنگری و در صورت نیاز تصویب شود.
ج. مرحله آماده شدن:
پس از آنکه رسالت و مبنای فلسفی تأسیس بنگاه تعیین شد، باید کار واقعی تهیه طرح را شروع کنید. نکات مهمی که باید در این مرحله مد نظر قراردهیدعبارتند از:
- تعیین یک هماهنگ کننده: یکی از کارکنان را به عنوان مسئول هماهنگی فرایند تهیه طرح و برای ارائه سند نهایی ( مدیر پروژه طرح) در زمان مقرر منصوب کنید.
- استخدام یک تسهیل کننده: ارزش یک تسهیل کننده مجرب را در نظر بگیرید. در صورتی که در میان کارکنان خود فرد در دسترس و دارای تجربه و استعداد لازم برای هدایت فرایندهای پیچیده تدوین طرح نداشته باشید، فردی با چنین ویژگی‌هایی را استخدام کنید. در بسیاری از مواقع یک فرد خارج از سازمان که بی طرف و مستقل نیز باشد می‌تواند در تعدیل جلسات پیچیده‌ای که در آن‌ها نیاز به اجماع است بسیار مفید واقع شود.
- تعیین کارها: کارها و مراحل مختلف فرایند و همچنین زمانبندی و برنامه کلی کار را تعیین کنید.
- تعیین اعضای گروه: تعیین افرادی که قرار است در فرآیند تهیه طرح دخیل باشند و همچنین تعین نقش، شایستگی‌ها، مسئولیت‌ها و میزان کمک آن‌ها.
- جمع آوری اطلاعات: تمام اطلاعات اساسی را از منابع داخلی و خارجی( مانند تحقیق بازار، گزارش‌های مربوط به رقابت، پیشرفت‌های تکنولوژیک و غیره) جمع‌آوری و سازماندهی کنید.
د. تعیین اهداف:
تعیین اهداف برای توسعه آینده کسب و کار پیش شرطی برای تهیه طرح است. اهداف باید دارای دوره زمانی مشخص، واقعی و قابل سنجش باشند.
- در طول سه سال آینده حجم فروش را در هر سال به طور متوسط 20 درصد با تشدید تلاش‌های بازاریابی و فروش در کشورهای همسایه (صادرات) افزایش دهیم.
- در سال آتی هزینه‌های تولید را از طریق مکانیزه کردن خطوط تولید 10 درصد کاهش دهیم.
ه. تعبیه کردن طرح:
تعبیه کردن طرح اساساََ شامل همگذاری و هماهنگ کردن اهداف بازاریابی، فروش، توسعه، تولید، عملیات و تامین مالی به طریقی است که بنگاه بتواند اهداف کلی خود را برآورد سازد. این جفت و جور کردن معمولاََ در فرایندی تکراری تا هنگام حصول استحکام عوامل دخیل در کسب و کار تداوم می‌یابد.
و. تعیین اهداف کارکنان:
یکی از مهمترین اقداماتی که بعد از تکمیل طرح باید صورت گیرد، استفاده از آن به عنوان مبنایی برای تعیین اهداف واحدها و افراد در شرکت است. هدف مدیر فروش شما این است که به حجم فروش تعیین شده در طرح دست یابد. مدیر تولید باید استانداردهای کیفیت و همچنین میزان تولید پیش‌بینی شده را محقق سازد. کارکنان بخش توسعه باید برنامه‌های تدوین شده برای تولید رساندن محصول جدید را دنبال کنند. این اهداف فردی باید به طور مکتوب تثبیت شوند و نتایج کار باید متناوباََ مورد بررسی و نظارت قرار گیرند.
ز. نظارت بر فرآیند:
نظارت منظم بر اجرای طرح عاملی مهم برای موفقیت کسب و کار شما به شمار می‌رود. برنامه‌های عملی، نظام‌های نظارتی و بازخورد منظم باید به منظور اجرای موفق طرح و دستیابی به اهداف آن با یکدیگر انجام شوند. حضور در این فرایند همچنین می‌تواند اثری عمیق بر نحوه نگرش اعضای گروه شما به نقش خود در بنگاه داشته باشد و همچنین اثر فوری بر عملکرد آن‌ها برجای گذارد. ولی اگر طرح کامل شود و سپس در قفسه‌ها بماند و فراموش شود، کارکنان شما هرگز فرآیند تهیه طرح را جدی نخواهند گرفت. در صورتی که مفروضات تعویض شوند، طرح باید تعدیل شود.
