اکثرافراد یا بهتر است بگویم موسسین یک کسب و کار در ثبت یک شرکت عجولانه تصمیم می‌گیرند و پس از مدتی که از کسب و کارشان می‌گذرد متوجه می‌شوند که نوع مناسبی از قالب‌های شرکت‌های تجاری(بامسولیتمحدود،تضامنی،نسبی، سهامی عام، سهامی خاص،تعاونی) را انتخاب نکرده و یا اصلا کسب و کارشان نیازی به ایجاد شرکت نداشته است،ولی به محض تاسیس با تکالیف قانونی(نظیر تکالیف مالیاتی) مواجه می‌شوند که ممکن است تا پیش از این در قالب شخص حقیقی با آن روبه رو نبوده‌اند و چه بسا منحل کردن شرکت تجاری گاه دشوارتر و زمان براست.
پس بهتر است در همان ابتدای کار هدف خود را از ایجاد شرکت را بدانیم.بارها مشاهده شده است که اشخاص به دلیل عدم اطلاعات کافی جهت اخذ مجوز و یا ثبت یک علامت تجاری اقدام به ثبت یک شرکت کرده‌اند در صورتی که اصولا نیاز به ثبت شرکت ندارد و اشخاص حقیقی هم می‌توانند بدون ثبت شرکت، نسبت به ثبت علامت تجاری یا ثبت دامنه اینترنتی به نام خود اقدام کنند.
موسسین یک کسب و کار پیش از تاسیس و ثبت شرکت بهتر است، قرارداد مشارکت مکتوب میان خود منعقد کنند؛ این مشارکت نامه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- مقدمه: هدف از ایجاد شرکت
- طرفین قرارداد: ذکر کامل اطلاعات هویتی طرفین مشارکت
- موضوع قرارداد: به طور کلی انتخاب موضوع قرارداد محدودیت خاصی ندارد تنها موردی که در انتخاب موضوع باید در نظر گرفته شود اینکه موضوع انتخابی مخالف شرع و قانون نباشد. تنها نکته حائز اهمیت این است که موضوع قرارداد یا مشارکت نامه باید دقیق، مشخص و واضح باشد تا اختلاف نظرها و برداشت‌ها از آن کمتر شود و همچنین قلمرو و محدوده قرارداد مکتوب گردد.
- سرمایه و آورده: هریک از طرفین مشارکت چه اموالی را در این مشارکت آورده‌اند؛ آورده هر یک از شرکا می‌تواند نقدی یا غیر نقدی باشد.
- ارزیابی و تقویم آورده‌ها: در صورتی که آورده شرکا وجه نقد نباشد( مانند ساختمان، ماشین آلات، ورقه اختراع و ....) ارزیابی و ارزش‌گذاری این اموال مشخص گردد.
- مالکیت: هر یک از شرکا چقدر مالکیت و سهام دارند.
- تعهدات طرفین: وظایف و سمت هر یک از اعضا به صورت مکتوب شرح گردد.
- نحوه تقسیم سود و زیان: هر یک از شرکا به چه میزان در سود و زیان احتمالی شریک هستند؛
به عنوان مثال در شرکت سهامی ممکن است سهام به صورت ذیل باشد:
1- سهم بی‌نام
2- سهم با‌نام
3- سهم ممتاز؟
- سهم ممتاز
به سهامی گفته می‌شود که بر سهام بی نام و با نام برتری دارند و در موقعی که شرکت نیاز به افزایش سرمایه داشته باشد ولی کسی حاضر به خرید نشود ممکن است سهام ممتاز منتشر نمایند و یا وقتی شرکتی بخواهد تعدادی از اشخاص سرشناس و با اعتبار را وارد و سهیم در شرکت نماید. از جمله امتیازی که به دارندگان آنها می‌دهد این است که در مجمع عمومی عادی برای هر سهم ممتاز دو حق رای وجود داشته باشد و یا اینکه در صورت انحلال شرکت ابتدا قیمت اسمی سهام ممتاز پرداخت شود و بعد بقیه بین صاحبان سهام با نام و بی‌نام تقسیم گردد.
- مدیریت و نحوه تصمیم گیری: نحوه تصمیم گیری و رأی گیری در موضوعات مختلف مشخص شود.
- نحوه تنظیم و ثبت صورت جلسات: اعضای مشارکت در زمان و مکان معینی که از قبل مشخص و اعلام می‌گردد جلسه تشکیل خواهند داد و در این بند نحوه ثبت و نگهداری صورتجلسات معین می‌شود.
- افزایش و کاهش سرمایه: در صورت نیاز به مشارکت به تزریق سرمایه مجدد و یا کاهش سرمایه، نحوه افزایش و کاهش مشخص و نتیجه عدم مشارکت برخی از اعضا مشخص گردد.
- باز مهندسی سهام: امکان تغیر میزان سهام‌ها و نحوه تعدیل آنها بر اساس شاخص‌های تعریف شده، معین می‌شود.
- انتقال حقوق و تکالیف: آیا شرکا می‌توانند حقوق و تعهدات خود را به دیگری واگذار کنند؟
- شرط محرمانگی و عدم رقابت: در این بند به تعهد اعضا به عدم افشای اطلاعات محرمانه و نیز به عدم حق شرکاء در راه اندازی کسب و کار موازی که موجب لطمه به مشارکت می‌شود تصریح می‌گردد.
- انحلال و آثار پس از اختتام: در چه صورتی شرکت منحل خواهد شد و در صورت انحلال، حقوق و تعهدات اعضاء نسبت به اموال موجود، بدهی‌ها و سایر موارد چه خواهد بود؟
- ضمانت اجرا: اگر هریک از اعضاء، تعهدات ناشی از قرارداد مشارکت را نقض کند چه برخوردی با وی خواهد شد؟
- حل و فصل اختلافات: بهتر است در قرارداد برای حل اختلافات داوری با ذکر نام، معین شود.
- اقامتگاه و مکاتبات: اقامتگاه اشخاص حقوقی مرکز عملیات آنها خواهد بود. در این بند نشانی و نحوه مکاتبات مشخص خواهد شد.
- ضمایم و پیوست‌ها: اسناد و اوراق هویتی مانند کارت ملی یا مالکیت (مانند سند زمین یا کارخانه) یا طرح توجیهی و تجاری را به امضای اعضای مشارکت رسانده و پیوست قرارداد گردد.
- تعداد نسخه‌ها: در این بند تاریخ قرارداد، تعداد مواد، صفحه و نسخه‌های قرارداد ذکر می‌شود.
